Казенное учреждение приобрело автомобиль в автомобильном салоне с пробегом 10 км и 10 литрами бензина в баке.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон N 129-ФЗ).

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания (п. 4 ст. 9 Закона N 129-ФЗ).

В рассматриваемой ситуации заправленный в бак бензин следует рассматривать в качестве безвозмездно полученного имущества. А учитывая то обстоятельство, что у учреждения отсутствует возможность получить от автосалона какие-либо документы, подтверждающие передачу бензина, факт его поступления в организацию может быть подтвержден Актом и (или) иным первичным документом, составленным постоянно действующей комиссией по поступлению нефинансовых активов с соблюдением требований п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. Данный документ будет являться основанием для оприходования безвозмездно полученного бензина.

Кроме того, дополнительно должны быть оформлены документы, подтверждающие рыночную стоимость принимаемого к учету бензина (смотрите, в частности, п. 25 «Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета...», утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, далее — Инструкция N 157н).

Операция, связанная с постановкой на учет бензина, в соответствии с положениями Инструкции по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденной приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н, может быть оформлена следующей бухгалтерской записью:

Дебет КРБ 1 105 33 340 Кредит КДБ 1 401 10 180
— оприходован по рыночной стоимости бензин.

Если учреждение своевременно не осуществило принятие к учету заправленного продавцом бензина, и, как следствие, при оформлении первого путевого листа остаток бензина в баке не был обозначен в качестве остатка при выезде, его принятие к учету возможно в качестве излишка, выявленного по результатам проведенной инвентаризации.

Согласно п. 20 Инструкции N 157н инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств проводится субъектом учета в порядке, предусмотренном Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее — Методические указания).

Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна производиться с учетом рыночных цен на дату принятия к бухгалтерскому учету (п. 3.3 Методических указаний, п. 31 Инструкции N 157н).

При этом в процессе инвентаризации должна быть составлена Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (форма 0504092), в которой фиксируются установленные расхождения с данными бухгалтерского учета в количественном и стоимостном выражении. Результаты инвентаризации оформляются Актом о результатах инвентаризации (форма 0504835), который составляется на основании Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (форма 0504092) и будет являться основанием для оприходования бензина.