Документы компании: сохраним и ... уничтожим!

Вне зависимости от специфики и объемов деятельности компании обязаны организовать как хранение, так и уничтожение документов. Проще всего передать документы на ответственное хранение в специализированную организацию, ведущую архивные услуги. Однако не все компании имеют возможность выделить бюджет на эти цели. Поэтому остается более экономный вариант — самостоятельно организовать хранение и уничтожение документов предприятия. Наши рекомендации помогут сделать это правильно и избежать штрафов за нарушение правил хранения документов.

Обеспечить правильное хранение

Согласно законодательству (см. схему на с. 54) любая российская компания, независимо от формы собственности, обязана обеспечить хранение своих документов и соблюсти необходимые сроки. Чем объемнее документооборот, тем более внимательным должно быть отношение к хранению. Поэтому компания должна поставить перед собой цель — упорядочить систему хранения документов согласно требованиям законодательства РФ и в максимально короткие сроки. Рассмотрим с помощью несложного пошагового алгоритма, как организовать такое хранение.

Основные нормативно-правовые акты, регулирующие порядок хранения документов в РФ

┌──────────────────┐     ┌────────────────────────┐    ┌───────────────────────────┐
│ Налоговый кодекс │     │    Перечень  типовых   │    │     Перечень  типовых     │
│                  │     │     управленческих     │    │  управленческих архивных  │
│                  │     │документов, образующихся│    │документов, образующихся в │
│                  │     │     в деятельности     │    │   процессе деятельности   │
│                  │     │организации, с указанием│    │ государственных органов,  │
│                  ├─────┤ сроков хранения (утв.  │    │     органов местного      │
│                  │     │ Росархивом 06.10.2000) │    │     самоуправления и      │
│                  │     │                        │    │ организаций, с указанием  │
│                  │     │                        │    │ сроков их хранения (утв.  │
│                  │     │                        │    │приказом  Минкультуры России│
│                  │     │                        │    │   от 25.08.2010 N 558)    │
└──────────────────┘     └──────────┬─────────────┘    └───────────────┬───────────┘
                                    │                                  │
┌──────────────────┐     ┌──────────┴─────────────┐                    │
│    Кодекс  об    │     │                        │                    │
│ административных ├─────┤                        │                    │
│ правонарушениях  │     │                        │                    │
└──────────────────┘     │                        │                    │
                         │                        ├────────────────────┘
┌──────────────────┐     │                        │    ┌───────────────────────────┐
│Федеральный закон │     │                        │    │ Перечень типовых архивных │
│  от 21.11.1996   ├─────┤                        │    │документов, образующихся в │
│     N 129-ФЗ     │     │                        │    │   научно-технической и    │
└──────────────────┘     │                        │    │     производственной      │
                         │                        │    │деятельности организаций, с│
┌──────────────────┐     │        Основные        ├────┤ указанием сроков хранения │
│Федеральный закон │     │  нормативно-правовые   │    │(утв. приказом  Минкультуры│
│ от 22.10.2004 N  ├─────┤   акты, регулирующие   │    │  России от 31.07.2007 N   │
│      125-ФЗ      │     │    порядок хранения    │    │           1182)           │
└──────────────────┘     │       документов       │    └───────────────────────────┘
                         │                        │
┌──────────────────┐     │                        │
│   Положение  о   │     │                        │
│   документах и   │     │                        ├───────────────────┐
│документообороте в├─────┤                        │                   │
│  бухгалтерском   │     │                        │                   │
│   учете (утв.    │     │                        │                   │
│  Минфином СССР   │  ┌──│                        │                   │
│29.07.1983 N 105) │  │  │                        │                   │
└──────────────────┘  │  │                        │                   │
┌──────────────────┐  │  └──────────┬─────────────┘    ┌──────────────┴────────────┐
│ Основные правила │  │             │                  │     Перечень  типовых     │
│  работы архивов  │  │  ┌──────────┴─────────────┐    │    документов, образу-    │
│   организаций    │  │  │ Положение  о порядке и │    │   ющихся в деятельности   │
│(одобрены решением├──┘  │    сроках хранения     │    │госкомитетов, министерств, │
│     Коллегии     │     │ документов акционерных │    │     ведомств и других     │
│  Росархива) от   │     │обществ (утв. пост.пост.│    │ учреждений, организаций,  │
│    06.02.2002    │     │ России от 16.07.2003 N │    │ предприятий, с указанием  │
│                  │     │       03-33/пс)        │    │   сроков хранения (утв.   │
│                  │     │                        │    │    Главархивом СССР от    │
│                  │     │                        │    │        15.08.1988)        │
└──────────────────┘     └────────────────────────┘    └───────────────────────────┘

Шаг 1. Распределить документооборот компании по группам документов

Документооборот любой компании составляют разнообразные документы: от договоров, учредительных документов до бухгалтерской или налоговой отчетности. Чтобы не допустить путаницы в учете, необходимо бухгалтерские и налоговые документы организации классифицировать и распределить по группам. В качестве классификационного признака рекомендуем использовать вид документа (по этому признаку разделены документы в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения*(2). Указанный классификационный признак удобен тем, что по группам документов на основе Перечня легче определить срок хранения группы документов.

Классификация документов по признаку «вид документа» не противоречит другим нормативно-правовым актам, посвященным хранению документов компании. Так, для группы «Первичные документы (банковские, кассовые и другие)» установлен срок хранения не менее пяти лет*(3). На наш взгляд, Перечень — наиболее важный документ, который содержит полную и детализированную информацию о сроках хранения как бухгалтерских, так и налоговых документов.

С 2013 года документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, нужно хранить не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Организации в форме акционерных обществ обязаны использовать специально разработанное для них Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ*(4).

Шаг 2. Составить и утвердить номенклатуру дел

Номенклатура дел — документ, без которого невозможна правильная организация хранения документов компании. Обычно номенклатуру составляют пять столбцов, а именно: «Индекс дела»"Индекс дела" , «Заголовок дела»"Заголовок дела" , «Количество единиц хранения»"Количество единиц хранения" , «Срок хранения»"Срок хранения" , «Примечание»"Примечание" .

«Индекс дела» представляет собой номер, в который включены цифры структурного подразделения компании и порядковый номер заголовка дела. «Заголовок дела» составляет классификацию документов по признаку «вид документа»"вид документа" Перечня. Однако при определении заголовка компании необходимо учесть специфику своей деятельности. Например, документооборот по первичной документации организации очень большой, в результате чего заголовок «Первичные документы (банковские, кассовые и другие)» можно разделить на «Банковские первичные документы», «Кассовые первичные документы», причем срок хранения для них будет одинаков.

В графе «Количество единиц хранения» указывают количество томов, частей одного дела, требующих хранения. Например, по одному заголовку (делу) заведено две папки, так как в одну папку документы не умещаются. Заполняют эту графу по окончании календарного года.

Графу «Срок хранения» заполняют на основе данных Перечня и других нормативно-правовых актов, отраженных в статье. Тенденция в сроках хранения документов такова: чем важнее документ, тем больше срок его хранения.

В графу «Примечания» записывают важную, по мнению составителя номенклатуры, информацию. Например, по заголовку «Бухгалтерская отчетность: а) сводная; б) годовая; в) квартальная; г) месячная» можно указать в примечании: «при отсутствии годовой бухгалтерской отчетности хранить постоянно».

Основные правила работы архивов организаций*(5)*(5) содержат рекомендованную форму номенклатуры дел, которую можно взять за основу.

Номенклатуру дел утверждает руководитель компании. Отметим, что этот документ удобно вести в электронном виде.

┌────────────────┐                ┌───────────────────────────────────────────────┐
│                │                │  Первичные документы (банковские, кассовые и  │
│                ├────────────────┤                    другие)                    │
│                │                └───────────────────────────────────────────────┘
│                │                ┌───────────────────────────────────────────────┐
│                │                │Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, │
│                ├────────────────┤    журналы-ордера, разработочные таблицы),    │
│                │                │              оборотные ведомости              │
│                │                └───────────────────────────────────────────────┘
│                │                ┌───────────────────────────────────────────────┐
│                │                │   Бухгалтерская отчетность: а) сводная; б)    │
│                ├────────────────┤     годовая; в) квартальная; г) месячная      │
│                │                └───────────────────────────────────────────────┘
│                │                ┌───────────────────────────────────────────────┐
│                ├────────────────┤Отчеты по налогам: а) годовые; б) квартальные; │
│                │                │                  в) месячные                  │
│ Вид документа  │                └───────────────────────────────────────────────┘
│                │                ┌───────────────────────────────────────────────┐
│                │                │    Отчеты по перечислению денежных сумм по    │
│                ├────────────────┤     государственному и негосударственному     │
│                │                │    страхованию (пенсионному, медицинскому,    │
│                │                │            социальному, занятости)            │
│                │                └───────────────────────────────────────────────┘
│                │                ┌───────────────────────────────────────────────┐
│                │                │Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные,│
│                ├────────────────┤                операционные),                 │
│                │                │    договоры имущественного страхования, с     │
│                │                │             аудиторскими фирмами              │
│                │                └───────────────────────────────────────────────┘
│                │                ┌───────────────────────────────────────────────┐
│                ├────────────────┤      Другие группы документов по ПеречнюПеречню       │
└────────────────┘                └───────────────────────────────────────────────┘

Шаг. 3 Организация хранения

После того как номенклатура утверждена, необходимо оборудовать специальное помещение или закрывающиеся шкафы под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. В этих шкафах должны храниться папки с документами согласно номенклатуре дел. Каждая папка должна иметь заголовок и индекс дела. Кроме того, документы должны храниться в хронологическом порядке. При этом кассовые ордера, выписки банка, авансовые отчеты должны быть переплетены. Эти нормы содержатся в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Компаниям, которые хранят документы без помощи специализированных организаций и имеют большой документооборот, советуем воспользоваться специальными программными продуктами для архивирования документов. На рынке программных услуг в настоящее время есть большой выбор архиваторов на любой вкус и кошелек, причем с интересными функциями (многопользовательским режимом, экспортом данных в MS Word, MS Excel пакетов Microsoft Office разных лет). Некоторые компании поступают проще — для электронного хранения используют жесткие диски и другие носители информации с большим объемом памяти.

Государственными органами поставлена задача — обеспечить сохранность документов, способ ее выполнения определяет уже руководство компании в зависимости от специфики, объемов деятельности и финансовых возможностей.

Правильно уничтожаем документы

Документ нужно уничтожить в случае, когда указанный в номенклатуре срок его хранения истек. При этом использование предназначенных для утилизации документов на хозяйственные нужды, в том числе в качестве черновиков, недопустимо. Это прямой путь к утечке информации.

Один из распространенных способов избавления от документов — их сжигание. Однако, если требуется уничтожить большой объем документов, есть риск, что они сгорят не полностью.

В том числе и поэтому соответствующим приказом нужно создать комиссию по уничтожению документов. Ведь будет необходимо его документальное подтверждение. Так как без ведома руководителя организации никто не имеет права уничтожать документы, заверенный генеральным директором приказ будет как раз кстати. В комиссию могут быть включены, на усмотрение генерального директора, финансовый директор компании, главный бухгалтер, руководитель отдела документооборота и другие сотрудники.

Далее нужно оформить акт о выделении документов, требующих уничтожения. Выделение к уничтожению требуется для документов с истекшим сроком хранения, утративших научно-историческую ценность и практическую значимость. Обычно выделение документов к уничтожению производится архивным работником и является ответственным процессом, поскольку уничтоженные документы восстановить невозможно. Выделение документов к уничтожению лучше оформить актом в свободной форме. В нем должны присутствовать: индекс дела по номенклатуре или номер дела по описи, количество единиц хранения дел (в виде папок, томов), сроки хранения документов, примечание. Акт должен быть подписан лицом, проводящим экспертизу для выделения документов, и генеральным директором.

Наиболее действенный способ уничтожения документов — их измельчение. Другой вариант — использование шредера. Оба варианта годятся для уничтожения небольшого количества документов и наиболее экономны. Если же документооборот компании значителен и средства позволяют, можно воспользоваться услугами специализированных организаций, некоторые из них сейчас уничтожают документы в присутствии представителей компании, которая желает избавиться от документов с истекшим сроком хранения. Важно не забыть получить от специализированной фирмы документ-основание, которым подтверждено уничтожение (например, накладную).

По итогам утилизации следует составить акт в произвольной форме. Его подписывает руководитель организации, председатель и члены комиссии по уничтожению документов. В акте отражают информация о том, что документы (указать, какие именно) за определенный период (также указать) были уничтожены компанией самостоятельно, в присутствии членов комиссии либо переданы сторонней организации (указать ее название) и были уничтожены согласно документу-основанию.

Ответственность за нарушение правил хранения

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»*(6)*(6) содержит много полезной и важной информации для компаний, желающих правильно организовать хранение документов. А вот привлечение к ответственности за нарушение правил хранения документов производится на основании Кодекса об административных правонарушениях. Административный штраф может опустошить кассу организации на весьма солидную сумму, в зависимости от того, под какое правонарушение подпадает совершенное действие. Самое легкое наказание с точки зрения материальных выплат предусмотрено статьей 15.11статьей 15.11 Кодекса «Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности».

Согласно этой статье на должностных лиц компании может быть наложен штраф в размере от 2000 до 3000 рублей (в предыдущей редакции статьи такой штраф составлял от 20 до 30 минимальных размеров оплаты труда для должностных лиц). Кодексом об административных правонарушениях предусмотрена ответственность за нарушение сроков хранения документов по различным участкам учета. Например, за нарушение сроков хранения учетных и отчетных документов по валютным операциям для должностных лиц административный штраф составит от 4000 до 5000 рублей, для юридических — от 40 000 до 50 000 рублей*(7).

Если отсутствуют счета-фактуры, первичные документы и регистры, необходимые для расчета налогов, и этот факт привел к занижению налоговой базы, компании придется заплатить штраф в размере 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей. Такое предписание содержит статья 120статья 120 Налогового кодекса.

Даже если указанные суммы не очень обременительны, организовать документооборот в компании, его хранение и уничтожение обойдется гораздо дешевле. Поэтому соблюдать законодательство все же стоит.
Напомним, что хранить документы предпринимателям необходимо даже в случае прекращения деятельности компании. Срок хранения бухгалтерских и налоговых документов в этом случае составляет четыре года после прекращения деятельности*(8).

Еще статьи из этого раздела

• Рекламные рассылки – как не нарушить закон?
• Дистанционное участие в судебном заседании
• Права потребителей vs COVID-19: современные угрозы и гарантии защиты
• Возможные варианты перехода на электронные трудовые книжки и полностью электронный кадровый документооборот
• Сколько придется платить туристам в 2018 году